邯郸广播电视大学关于收集2014年档案材料的通知

各处室、各学院：

为做好2014年档案资料的收集整理工作，根据档案管理工作要求，现将有关事项通知如下：

一、收集整理范围：

1、本次收集2014年1月1日～12月31日的文档资料。

2、各部门形成的反映学校主要职能活动的、有保存价值的文档材料（包括以学校名义撰写下发的文件资料）。

3、上级或同级机关下发的需要学校贯彻执行的文件材料（包括对学校进行表彰的文件材料）。

4、下级机关报送的重要文件材料。

5、其它对学校工作具有参考价值的文件材料。

6、各部门形成的反映学校重要活动的声像材料（包括录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、照片等）。

7、各部门获得的反映学校重要活动的荣誉材料（如奖杯、奖牌、奖状、锦旗、题词、纪念品、赠送品等）

8、各处室大事记。（2014年1月1日—12月31日）

二、档案上交交接规范

1、文书档案类

包括党群行政类、教学科研类、仪器设备类。每年1月1日——12月31日各处（院）形成的文件材料，由各处（院）兼职档案员按照学校指定的归档范围和要求，对本处档案按时间顺序进行整理保管。填写好《上交档案登记表》，于次年4月20日前上交学校档案室。校档案室要在次年6月31日以前按照上级档案整理工作规定和要求整理归档完毕。

2、财会类档案

每年形成的财会档案，由财务部门按照上级会计档案归档范围及要求负责整理，并拟写标题，编写卷号，编制目录。整理好后，由财务部门保管一年后（最迟不超过两年），向档案室移交，并办理移交手续。校档案室及时接收并归档。

3、基建类档案

一个基建项目完成以前形成的文件材料，先由负责基建项目的部门认真保管，基建项目完成以后，由负责基建项目部门的兼职档案员，按照文件形成的时间顺序，将全部材料整理好，于两个月内上交档案室。校档案室要在一个月内整理归档。

4、音像类档案

属于归档范围的音像材料，必须由摄录人员或承办处室在摄像工作结束后负责收集、整理、并附上文字说明，列好清单，随文书档案于次年4月20日以前上交档案室。校档案室及时整理归档。

5、荣誉奖品类档案

各处（院）每年所获荣誉奖品在本处（院）保存一年时间，次年4月20日以前，随文书档案一并上交校档案室。档案室及时整理归档。

三、 收集整理要求

1、各部门档案员完成本部门各类资料的收集工作，并对所收集的资料进行初步整理: 按类别、按时间顺序排列，剔除重份、复印件、核对是否为最终稿、是否有领导签字与印章等。

2、部门领导进行档案资料的鉴定：是否齐全、完整、准确，如不全面应组织人员加以完善补充。

3、各部门将整理好的文件一一登记，填入《上交文档登记表》、《上交音像、图片、实物登记表》，均一式两份，经部门领导签字后，连同文档、2014年各处室《大事记》一并交档案室。

4、上交时间截至到4月20日。

附件1 上交文书档案登记表

附件2 上交音像、图片、实物登记表

附件3 各处院大事记模板